crm para contabilidade

CRM para contabilidade: como escolher o melhor e usar em seu escritório?

Usar um CRM para seu escritório de contabilidade vai transformar sua gestão com clientes e seu time. Veja como escolher a melhor opção para seu escritório e como organizar sua rotina em um só lugar.

Em nossos clientes, percebemos que o gerenciamento de tarefas no escritório é um desafio, e raramente alguém utiliza um CRM para contabilidade adequado para sua realidade.

O CRM é quem faz a gestão de relacionamento com o cliente, basicamente é uma ferramenta que te ajuda a organizar e gerenciar todas as tarefas com seus clientes atuais e potenciais clientes também.

Afinal, vender requer organização e fluxo de tarefas e informações que precisam ser seguidas.

Além disso, todo contador precisa ser produtivo e organizado, isso é fundamental para qualquer escritório de contabilidade, concorda?

Você deve está pensando que isso seja muito difícil e complexo para utilizar diariamente, mas na verdade, existem CRM simples e fáceis de usar, além de oferecerem treinamentos e suporte para ajudar no uso diário.

Pensando nessas dores de nossos clientes, decidimos criar esse conteúdo e mostrar como escolher o crm para seu escritório de contabilidade e como utilizá-lo.

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Como escolher um CRM para seu escritório de contabilidade?

Escolher o CRM certo para um escritório de contabilidade vai ser um divisor de água, então você deve analisar bem antes de decidir qual vai ser. 

Para tomar a melhor decisão, veja as nossas principais recomendações, os detalhes que iremos abordar, são os quais utilizamos aqui na Groufy, antes de escolher não só um CRM, mas qualquer outra ferramenta.

Você precisa testar grátis antes de comprar

Primeiramente, é fundamental testar a ferramenta antes de realizar qualquer compra. 

Aqui sempre testamos o máximo antes de qualquer coisa, essa é a primeira coisa que você deve fazer.

As empresas oferecem versões de teste gratuitas (geralmente de 7 a 15 dias), você vai explorar as funcionalidades e avaliar a ferramenta.

O teste é crucial para conhecer o CRM e descobrir se realmente faz sentido com as necessidades do seu escritório.

Usou e aprovou? Compra para usar todas as funcionalidades.

Um software “freemium” pode ser o suficiente para você

Então, um CRM “freemium” é basicamente uma versão do sistema que oferece grande parte das funcionalidades de forma gratuita, mas também tem uma versão paga que libera 100% das funcionalidades. 

Você tem o acesso do básico, que pode comprar a “versão full” conforme a necessidade, e se precisar.

Isso vai depender muito do tamanho da sua operação, da quantidade de clientes que você atende e dos tipos de tarefas que você precisa gerenciar no dia a dia e da sua estratégia de marketing.

Em nossos clientes, a nossa estratégia de marketing para contabilidade não dispensa o CRM, utilizamos ele diariamente à risca alguns freemium, outros não.

Então, a melhor forma de descobrir é testar na prática. 

Utilize a versão “freemium” e veja se ela atende às suas necessidades atuais. Se em algum momento você sentir que está faltando alguma funcionalidade que poderia melhorar seu gerenciamento, aí você pode avaliar a versão paga.

Fácil e simples de usar

Você já viu que o CRM é uma ferramenta de trabalho que serve para organizar seu escritório, certo? A ideia é tornar os processos mais ágeis, manter tudo organizado. 

Quanto mais intuitivo for o sistema, mais rápido você consegue adaptá-lo à sua rotina diária.

Vocês contadores já lidam com bastante números, relatórios e legislações todos os dias, não é mesmo? 

Então, quando falamos em implementar uma ferramenta para ajudar na gestão do escritório e no relacionamento com os clientes, o que a gente menos quer é adicionar mais uma lista de dificuldades ao nosso dia a dia…

Recomendação? Priorize a simplicidade e a praticidade na sua escolha.

Sua empresa já é grande?

  1. Você pode precisar de um CRM mais completo, com funcionalidades específicas, é normal, porém, a usabilidade vai ser um pouco mais complexa, você vai ter uma curva de aprendizado se quiser fazer tudo só. 
  1. Você pode também, e acredito que consegue, terceirizar essa parte administrativa para utilizar a ferramenta e fazer todo esse trabalho de adm, enquanto você foca nas suas prioridades.

Integrações e automações como diferencial

Um bom CRM não funciona isoladamente, isso é fato. Ele precisa se comunicar e trabalhar em conjunto com outras ferramentas de marketing para contabilidade que usamos no dia a dia, como e-mail, WhatsApp, chatbots e canais de marketing para análise de dados. 

Por exemplo, se integrarmos o CRM com seu e-mail, conseguimos registrar e acompanhar automaticamente todas as comunicações com seus clientes, ou algum específico. 

Vamos imaginar que um cliente te mandou um e-mail sobre algo relacionado a declaração do imposto de renda da empresa dele, com o CRM integrado, essa mensagem vai aparecer no painel do seu CRM e você vai receber uma notificação. 

Assim, você não perde tempo procurando e-mail (em outro lugar), tudo fica organizado e fácil de acessar.

Além disso, para ser mais produtivo, as integrações com ferramentas de marketing são obrigatórias para entender e melhorar o funil de vendas do seu marketing, falamos sobre isso em nosso artigo de como vender serviços de contabilidade

Você quer acompanhar de perto os potenciais clientes que tiveram, por exemplo, contato com sua campanha de tráfego pago, certo? 

Parece muita coisa, não é? Falei de várias integrações e funcionalidades que o CRM tem, mas, acima de tudo, ele ainda precisa ser simples e prático, pelo fato de quem vai usar é você, e não nós aqui da Groufy (se você não for nosso cliente) que já estamos acostumados com processos.

A ideia é que todas essas informações estejam visíveis de forma fácil e intuitiva, para você não perder tempo tentando entender como a ferramenta funciona.

Então, essa é uma dica de ouro. Preste bastante atenção nesse ponto na hora de escolher o CRM para seu escritório de contabilidade, ok?

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Como usar um CRM no dia a dia de uma contabilidade?

Agora que você basicamente sabe como escolher o CRM, vou te mostrar as principais funcionalidades que você precisa usar no seu dia a dia de contador.

A rotina dos contadores que são nossos clientes, é dividida em algumas áreas importantes:

  • Fiscal
  • Contábil
  • Legalização
  • Folha de pagamento
  • Financeiro 
  • Marketing

Todos esses setores são cruciais para o funcionamento do seu escritório, e você ou sua equipe estão sempre na ativa diariamente atendendo as demandas dos clientes.

A rotina do escritório de contabilidade, pode ser separada também, em obrigações que precisam ser realizadas mensal e anualmente, de acordo com nossos clientes.

Mas como organizar e planejar tudo isso para ter mais produtividade e desempenho? 

Vamos por parte.

Fiscal

O departamento fiscal, eles dividem em dois setores de rotinas fixas:

  1. Apuração dos impostos: Calcular os impostos com base no faturamento e nas notas fiscais emitidas pelo cliente.
  2. Obrigações acessórias: Enviar declarações mensais que detalham todas as operações realizadas pela empresa no mês.

Como o CRM entra nesse processo? Simples, você pode e deve fazer a integração de planilhas para seu CRM, e deixar o fluxo, datas e pendência tudo em um só lugar e organizado.

Contábil

Na parte contábil o processo é registrar todos os atos financeiros e contábeis do cliente junto com os dados das operações realizadas nos outros setores.

A rotina é preparar o balanço patrimonial e a demonstração do resultado do exercício (DRE).

A frequência é mensal e anual, então deixar tudo programado em tarefas no CRM é uma ótima ideia para sua produtividade, além de evitar erros e atrasos.

Legalização

Aqui o contador lida com processos burocráticos como abertura de CNPJ, alterações contratuais, processos de baixa e emissão de alvará de funcionamento.

Apesar de não terem datas fixas, em algum momento vai surgir essa tarefa para executar.

Planeje tudo no CRM, organizando datas e prazos e crie a tarefa detalhada para cada cliente.

Folha de pagamento

O contador calcula os impostos, encargos trabalhistas e envia recibos de pagamento, por exemplo: 

  • Cálculo de impostos e encargos: INSS, FGTS, e Imposto de renda retido na fonte.
  • Envio de recibos de pagamento: Enviar comprovantes de pagamento aos funcionários.
  • Obrigações Acessórias: Enviar declarações mensais relacionadas à folha de pagamento.

A frequência dessas tarefas são mensais, imagina como é organizar tudo isso com diversas planilhas, cada uma em uma pasta? O CRM vai te ajudar a colocar tudo em um só lugar, além de você poder fazer automações para fazer algumas tarefas no piloto automático.

Financeiro 

Contador que não faz a própria contabilidade da empresa, dificilmente vai crescer. Tem que manter a saúde da empresa sempre bem.

Vai além de uma simples gestão de entradas e saídas de custos, tem várias atividades estratégicas para manter as finanças em dia para o desenvolvimento do negócio. Você provavelmente deve saber disso, então não aprofundaremos esse assunto.

No que diz respeito à organização no CRM, você pode ter todo seu setor financeiro nele, como o fluxo de caixa, transações, categorização de despesas, faturas, lembretes de boletos. 

Tudo isso pode ser compilado no CRM, sua saúde mental vai agradecer!

Marketing

Assim como no financeiro, contador que não faz marketing, não cresce!

Eu diria que para marketing, você só cresce só utilizar um CRM, essa é uma das primeiras tarefas que temos para fazer com todos nossos clientes novos, implementar o CRM.

Sem ele é impossível metrificar as campanhas e gerar dados.

Veja os principais insights que o CRM gera para nós: 

  • Lista de contatos/leads
  • Definição de objetivos e metas
  • Escala na comunicação
  • Automatização
  • Análise de resultados
  • Testes A/B
  • Análise de ROI
  • Alinhamento com equipe de vendas/comercial
  • Feedback do ciclo de vendas
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CRMs recomendado pela Groufy

GroufyChat (gerenciador de atendimento)

Nós da Groufy desenvolvemos nosso próprio Chat para nossos clientes visando atender uma demanda que ainda não existia no mercado. 

Projetamos ele para otimizar sua comunicação entre seu time e seus clientes. Integramos e automatizamos todos os canais de comunicação e mensagens de outras plataformas e canais de comunicação.

Temos a possibilidade de gerar mensagens no modo semi-automático e automático, com um atendimento mais personalizado e humanizado. 

Distribuímos as mensagens por setores específicos da sua empresa. Por exemplo, se um novo lead entrar em contato através do chat do site, a mensagem é automaticamente enviada para o vendedor, o CEO e o setor de atendimento e suporte. 

Todos estão a par do que está acontecendo e possam intervir no atendimento quando e se necessário.

Geramos o fluxo de cadência interno do time, previamente estabelecido. Asseguramos que o cliente sempre estará em contato com alguém mais adequado para atender suas necessidades.

PipeDrive

O Pipedrive é focado mais em funil de vendas para equipes com uma visão rápida e clara de todo o processo de vendas, com facilidade de alterações e acompanhamento dos negócios em andamento.

Possui funcionalidades para filtrar, categorizar e organizar leads e criação de listas dos canais de comunicação.

Também dá para fazer relatórios detalhados sobre vendas e metas batidas da empresa.

MoskitCRM

O Moskit CRM é um dos principais softwares de CRM do Brasil e compete com grandes players internacionais aqui no BR.

A ferramenta tem integrações com outras ferramentas de marketing, como RD Station, Google Agenda, e Zapier, além de disponibilizar uma API aberta e webhooks para integrações personalizadas com muitos canais.

Como usuário do Moskit, recebemos apoio em todas as etapas, desde a parte estratégica até o suporte e treinamentos com a equipe de atendimento deles, são ótimos.

Hubspot

A Hubspot tem sua plataforma para crescimento e produtividade de empresas, suas funções vão ajudar a aumentar a produtividade e melhorar o alinhamento de sua equipe.

Ela tem automações de várias tarefas repetitivas, liberando tempo para você e sua equipes se concentrarem em atividades mais estratégicas do seu escritório.

É possível também, manter uma base de dados organizada e atualizada de contatos e empresas, facilitando o acompanhamento e a gestão de clientes, que na contabilidade, isso é essencial.

A hubspot é aquele CRM freemium que falamos acima como exemplo, vale muito a pena o teste.

Monday

A Monday tem focado muito na produtividade de equipes e no gerenciamento de todo o trabalho, processos, ferramentas e arquivos. Que é ótimo para o setor de contabilidade.

As opções para vendas, gestão de oportunidades, gestão de negócios, gerenciamento e gestão de contas e contatos são extremamente importantes para o contador e eles resolvem esse problema.

A plataforma ajuda no fluxo de vendas, com uma visão clara do funil de vendas e acompanhamento de leads e oportunidades de negócios.

Sim, é possível gerenciar quase todas as suas atividades na Monday, vai depender de suas necessidades, mas vale a pena o teste. Nela, você também vai ter integrações, automações para ajudar as equipes a gerenciar tarefas, projetos e fluxos de trabalho, ótimo não mesmo?

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Você quer dominar o mercado de contabilidade? Nós temos o know-how e as ferramentas para fazer isso acontecer! 

Vamos transformar seu escritório de contabilidade em uma máquina de vendas e marketing imparável, atraindo leads qualificados e convertendo-os em clientes.

Nós gerenciamos as vendas e marketing no seu escritório de contabilidade, com CRM em cada etapa do seu processo, você vai ter controle e visão clara de cada oportunidade de negócio para seu escritório. 

Esqueça as planilhas e os processos manuais, estamos aqui para automatizar sua empresa com dados e análises direcionando nossas estratégias.

Cada centavo investido retorna em forma de clientes e receita. Vamos ser referência no mercado?

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Matheus Maiberg

Matheus Maiberg

Matheus iniciou na vida acadêmica em Gestão Financeira na Univel e Engenharia da Computação na UTFPR e agora é CEO da Groufy Aceleradora, se tornou consultor de marketing em 2018 e desde então gerenciou mais de 90 projetos de marketing ao todo.

Especialista em Inside Sales e Marketing de Perfomance e está atualmente escrevendo um livro sobre o assunto que será lançado em 2025.

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